Adaptacja przyznawana jest na wniosek studenta na okres semestru lub rok akademicki. Wniosek należy złożyć w BON nie później niż na miesiąc przed planowanym terminem skorzystania z adaptacji.
- Wniosek powinien zawierać aktualną dokumentację potwierdzającą stan zdrowia i jego związek z wnioskowaną adaptacją.
- Zaopiniowany wniosek BON (pozytywnie lub negatywnie) przekazuje do Rektora Uczelni, który podejmuje decyzję w sprawie przyznania adaptacji.
- Decyzja przekazywana jest studentowi przez Pełnomocnika Rektora ds. osób z niepełnosprawnościami. Kopia trafia do BON-u w terminie umożliwiającym wdrożenie adaptacji. Po otrzymaniu decyzji BON przesyła do wykładowców szczegółowe zalecenia dotyczące adaptacji studenta.
- Student po przesłaniu przez BON zaleceń do wykładowców uzgadnia z nimi szczegóły organizacyjne dotyczące realizacji poszczególnych adaptacji.
Każda sytuacja osoby ubiegającej się o przyznanie adaptacji procesu dydaktycznego rozpatrywana jest indywidualnie, zgodnie z ideą wyrównywania szans oraz racjonalnego dostosowania do potrzeb wynikających ze szczególnymi potrzebami.
Wszystkie osoby uczestniczące w procedurze przyznawania adaptacji procesu dydaktycznego zobowiązane są do ochrony wrażliwych danych związanych z niepełnosprawnością lub stanem zdrowia osoby ubiegającej się o adaptację oraz do nieujawniania ich osobom nieuprawnionym. Szczegółowa dokumentacja złożona przez osobę ubiegającą się o przyznanie adaptacji, w tym specjalistyczna dokumentacja medyczna, przechowywana jest w BON i może być okazana właściwemu organowi w drodze osobistego spotkania z Pełnomocnikiem Rektora ds. osób z niepełnosprawnościami z Rektorem lub Prorektorem. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących procesu przyznawania adaptacji ze strony studenta, dokumentacja ta może zostać okazana Prorektorowi ds. studenckich.